השוואת הצעות קבלני משנה בלי לאבד החרגות

תשובה מהירה

כדי להשוות הצעות קבלני משנה כראוי, בנו בסיס משותף להיקף העבודה מתוך מסמכי המכרז. פרקו כל הצעה לפריטים כלולים, החרגות, הסתייגויות, חלופות, כמויות, התחייבויות ללוח הזמנים ותנאים מסחריים. לאחר מכן נרמלו את ההצעות באמצעות תמחור עבודות חסרות ותיעוד עתודות סיכון.

אל תבחרו לפי הסכום שהוגש בלבד. השוו את העלות הסבירה לביצוע של היקף שקול, כשכל התאמה ניתנת למעקב למקור.

תוכן עניינים

1. התחילו מדרישת הלקוח
2. בנו מבנה השוואה משותף
3. הפכו החרגות לנראות
4. נרמלו כמויות וחלופות
5. השוו לוח זמנים ואספקה
6. בדקו הסתייגויות מסחריות
7. הפרידו מחיר מביטחון
8. קיימו פגישת הבהרות ממוקדת
9. איפה בינה מלאכותית עוזרת
10. רשימת בדיקה להשוואת הצעות
11. שאלות נפוצות

הצעה א' זולה ב-8 אחוז.

היא גם מחריגה ציוד גישה, בדיקות, הגנה זמנית, תיאום תכנון ועבודה בסופי שבוע.

ברגע שמוסיפים בחזרה את הפריטים האלה, היא כבר לא ההצעה הזולה ביותר. ייתכן שהיא אפילו אינה ההצעה השנייה הזולה ביותר.

הבעיה לא הייתה בחישוב. הבעיה הייתה שהשוו סכומים לפני שהשוו את היקף העבודה.

התחילו מדרישת הלקוח

ההשוואה לא צריכה להתחיל מגיליונות האקסל של קבלני המשנה. היא צריכה להתחיל מהיקף המכרז.

צרו בסיס מתוך השרטוטים, המפרטים, כתב הכמויות, לוחות הזמנים, התוספות וההבהרות. ארגנו אותו לפריטי עבודה שניתן לסמן ככלולים, מוחרגים, מסויגים או לא ברורים עבור כל מציע.

בחבילת חזית, הבסיס עשוי לכלול:

• אחריות תכנון וחישובים
• חיפוי ראשי ומערכת תמיכה
• בידוד, ממברנות ומחסומי אש
• חומרי איטום, פחי איטום ונקודות המפגש בין המערכות
• גישה, פיגומים והרמה
• דוגמאות, דגמים, בדיקות והסמכה
• הגנה, ניקיון ומסמכי מסירה
• לוח זמנים, רצף ותיאום

בלי בסיס משותף, כל מציע מגדיר את החבילה אחרת, וההשוואה מתגמלת את מי שהשמיט הכי הרבה.

בנו מבנה השוואה משותף

השתמשו באותן עמודות לכל הצעה.

תא ריק אינו אישור. סמנו אותו כלא ברור וסגרו אותו.

הפכו החרגות לנראות

החרגות יושבות לעיתים קרובות בסוף ההצעה, מחוץ לטבלת המחירים. חלקן מפורשות. אחרות מופיעות דרך ניסוחים כמו "על ידי אחרים", "במידת הצורך", "כפוף לתכנון" או "לא כלול אלא אם צוין".

קבצו החרגות לשלוש קטגוריות:

היקף חסר ידוע: המכרז דורש אותו והמציע מחריג אותו במפורש.

היקף מותנה: המציע כולל אותו רק בתנאי מוצהר שעשוי שלא להתאים למכרז.

היקף לא ברור: ההגשה שותקת או משתמשת בניסוח שמונע מסקנה אמינה.

לגבי כל פריט, החליטו האם:

• לבקש אישור
• להוסיף ערך נרמול
• לשאת הקצאת סיכון
• להקצות את הפריט לחבילה אחרת
• לדחות את הסטייה

אל תמלאו פערים בשקט בהנחות אופטימיות. הפכו את ההתאמה לנראית בהשוואה.

נרמלו כמויות וחלופות

שני מציעים יכולים לתמחר את אותה עבודה מול בסיסי כמויות שונים.

אחד משתמש בכתב הכמויות. אחד מבצע מדידה עצמאית. שלישי מציע מחיר גלובלי אך מחריג גידול כמויות. הסכומים שלהם אינם בני השוואה ישירה.

תעדו:

• מקור הכמות והגרסה
• כמות מדודה לפי פריט מרכזי
• מבנה תעריפים
• טיפול בכמויות זמניות
• תנאי מדידה מחדש
• גורמי פחת כלולים
• הנחות מטבע, מס, הצמדה ותוקף

הפרידו היקף בסיס מחלופות. חלופה זולה יותר יכולה להיות בעלת ערך, אך היא לא צריכה להפוך הצעת בסיס שאינה תואמת לזולה יותר. השוו תחילה הצעות תואמות, ואז העריכו חלופות בנפרד.

השוו לוח זמנים ואספקה

עיכוב עלול למחוק את יתרון המחיר.

בקשו מכל מציע:

• משך ההתארגנות באתר
• משך תכנון והגשות
• פריטי רכש ארוכי אספקה
• כושר ייצור
• רצף ההתקנה והנחות לגבי גודל והרכב הצוותים
• זמני בדיקה ואישור
• גישה נדרשת ועבודות קודמות
• יכולת לעמוד באבני דרך לפי שלבים או מקטעים

מציע עם המחיר המשוקלל הנמוך ביותר עדיין עלול ליצור חשיפת לוח זמנים אם זמן האספקה שלו אינו מתאים לרצף הפרויקט.

אל תהפכו כל סיכון אספקה למספר. חלק מהסיכונים צריכים להשפיע על בחירה, משא ומתן או תכנון ניהולי גם כשהערך המסחרי אינו ודאי.

בדקו הסתייגויות מסחריות

סטיות מסחריות יכולות לשנות את ערך ההצעה בלי לשנות את המחיר הנקוב.

השוו:

• תנאי תשלום ועיכבון
• ערבויות וביטוח
• תקופת אחריות
• אחריות לעיכוב וביצוע
• אחריות תכנון
• תוקף מחיר והצמדה
• כללי הערכת שינויים
• מגבלות אחריות
• תיקוני חוזה מוצעים

העבירו חריגות מהותיות לגורם המסחרי או המשפטי המוסמך. השוואת הצעות אינה ייעוץ משפטי, וגיליון ההשוואה אינו צריך להסתיר עמדה חוזית שדורשת אישור.

הפרידו מחיר מביטחון

מחיר משוקלל להשוואה הוא שימושי, אך הוא עלול ליצור דיוק מדומה.

הוסיפו מבט ביטחון ליד המספר:

זה לא מחליף שיקול דעת. זה מונע מסכום מסודר להסתיר הצעה חלקית.

קיימו פגישת הבהרות ממוקדת

אל תבזבזו את הפגישה על קריאת ההצעה חזרה למציע.

שלחו מראש את פריטי ההשוואה הפתוחים. השתמשו בפגישה לאישור גבולות היקף, סגירת הסתייגויות והבנת הנחות אספקה. תעדו כל תשובה ובקשו הגשה כתובה מתוקנת כשהתשובה משנה את ההצעה.

אישור מילולי לא צריך להיות הבסיס הסופי לבחירה.

איפה בינה מלאכותית עוזרת

השוואת קבלני משנה דורשת מהצוות לקרוא כמה הגשות מול אותה חבילת מכרז. כל מציע משתמש בכותרות, מינוח ורמות פירוט שונות.

פלטפורמת ניתוח המכרזים של בריקטו יכולה להשוות חבילות שהועלו, לחפש בהחרגות ובהסתייגויות, ולהחזיר תשובות עם ציטוטים ברמת עמוד. קישורי המקור מאפשרים למודד הכמויות לאמת בדיוק היכן כל מציע כלל, החריג או סייג פריט.

שאלות שימושיות כוללות:

• אילו מציעים מחריגים בדיקות שנדרשות בסעיף מפרט 08?
• היכן שלוש הצעות החזית מקצות אחריות תכנון באופן שונה?
• איזו הגשה אינה כוללת את דרישות הגישה וההרמה שמופיעות בהיקף המכרז?
• איזו תקופת אחריות מציע כל מציע, והיכן זה מצוין?

בינה מלאכותית יכולה לארגן ולהציג את הראיות. הצוות עדיין קובע את ערכי הנרמול, מעריך את רמת הוודאות בביצוע ומאשר את הבחירה.

למידע נוסף על סיכוני כמויות לפני ההתקשרות, ראו כשכתב הכמויות לא תואם את המציאות.

רשימת בדיקה להשוואת הצעות

• בנו את הבסיס ממסמכי המכרז של הלקוח
• השתמשו באותו מבנה השוואה לכל מציע
• תעדו החרגות מפורשות, מותנות ולא ברורות
• תעדו את בסיס הכמות והגרסה של כל הצעה
• הפרידו היקף בסיס תואם מחלופות
• השוו תכנון, בדיקות, גישה ועבודות זמניות
• בדקו הנחות לוח זמנים ורכישה
• העבירו סטיות מסחריות לאישור
• הציגו כל התאמת נרמול בנפרד
• הוסיפו הערכת ביטחון ליד המחיר המשוקלל
• השיגו אישור כתוב להבהרות מהותיות

שאלות נפוצות

מהו נרמול הצעות?

נרמול הצעות הוא תהליך התאמת הגשות שונות לבסיס היקף ומסחרי משותף, כך שהמחירים המשוקללים יהיו בני השוואה משמעותית.

האם תמיד צריך לתמחר החרגות בחזרה להצעה?

לא אוטומטית. קודם אשרו האם המכרז דורש את הפריט, האם חבילה אחרת אחראית עליו, והאם הסטייה מקובלת. אחר כך החליטו האם להוסיף ערך, לשאת הקצאת סיכון או לדחות את ההחרגה.

איך לטפל במחירים חסרים?

בקשו הבהרה כשיש זמן. אם יש להעריך את הפריט לפני שמגיעה תשובה, השתמשו באומדן מתועד או בנקודת ייחוס שאושרה על ידי האחראי על המכרז. השאירו את ההתאמה נראית במקום לשנות את הסכום שהוגש.

האם המחיר המשוקלל הנמוך ביותר הוא תמיד הבחירה הטובה ביותר?

לא. גם ביטחון היקף, לוח זמנים, תאימות טכנית, כושר ביצוע וסטיות מסחריות חשובים. ההחלטה הסופית צריכה להראות גם עלות וגם סיכון.

האם אפשר להשוות חלופות ספק לדרישת הבסיס?

העריכו קודם את הצעת הבסיס התואמת. העריכו חלופות בנפרד לעלות, ביצועים, לוח זמנים, אישורים והשפעת תכנון.

השוו את העבודה לפני שאתם משווים את המספר

ההצעה הזולה ביותר היא לפעמים ההצעה הטובה ביותר. אבל אפשר לדעת זאת רק אחרי שההצעות מתארות את אותה עבודה.

בנו בסיס היקף אחד. הפכו כל החרגה לנראית. נרמלו את ההבדלים. ואז בחרו עם הראיות מולכם.